17 секретов Google Docs, которые помогают мне работать

Почти все знают про Google Docs, но мало кто реально там работает. И очень зря. Я долго относилась к этому сервису как к блокноту с функционалом как у кухонного табурета, но обстоятельства вынудили меня пересмотреть свое отношение. На самом деле, с помощью «гугловских» Документов и Таблиц можно создавать и редактировать документы так же как в классическом «Офисе».


Моя история

Я — типичный олдфаг и достаточно долго недооценивала возможности современных онлайн-инструментов, предпочитая качать полноценный софт. Все изменили новые обязанности и ускорившийся жизненный ритм. В какой-то момент я пришла к необходимости редактировать, комментировать и просто контролировать рабочий процесс в режиме реального времени. Постоянно находиться за ноутом я не могу, и поэтому часто пользуюсь планшетом с клавиатурой. Сначала я шла долгим путем: перебрасывала самой себе через почту текстовые файлы, скачивала их с планшета, после чего уже вносила правки. Геморройно, правда?

Потом я внезапно открыла для себя Google Docs, и все стало куда проще. Сейчас я могу работать над одними и теми же текстами с любого устройства и не быть привязанной к домашнему ноуту.

Кстати, посмотрите наш обзор сервиса Dropbox — полезная штука 😉

Обзор сайта dropbox

О возможностях Google Docs

1. Офлайн-режим

Сначала мне было не по себе от осознания того, что вся проделанная мной работа пойдет коту под хвост, если вдруг Wi-Fi в кофейне прикажет долго жить. Но теперь я знаю, что Документы Гугла работают в офлайновом режиме. Получается, что я могу совершенно спокойно создавать файлы и вносить в них изменения, и все данные будут синхронизированы как только появится Интернет. Чтобы активировать эту возможность просто загляните на страницу Google Drive (он же «Google диск») и поставьте галочку в меню настроек. Если что, это меню скрывается за кнопочкой с шестеренкой.

17 секретов Google Docs

Почему это круто?

Вы не зависите от интернет-подключения. То есть, вы можете работать в любое время и в любой ситуации.

2. Командная работа

Несомненное преимущество Документов Google перед стандартными редакторами состоит в возможности решать задачи командой. Функционал позволяет открывать доступ через e-mail или просто по ссылке. Причем, настроить права можно очень «тонко». Есть несколько режимов: от обычного просмотра до редактирования. Причем, если вы открываете доступ к файлу, то все внесенные изменения будут отображаться в режиме реального  времени. То есть, можно без проблем редактировать таблицы, документы или презентации совместно.

Почему это круто?

По сути, это экономия времени. Вместо того, чтобы двести раз пересылать документ соавторам, вы просто работаете в онлайн-режиме. Если переживаете за сохранность файлов — делайте «бэкап», скачивайте свежие версии на компьютер.

3. Документами можно «делиться»

Кроме совместного доступа, документы можно публиковать. Чтобы поделиться написанным достаточно выбрать меню «Файл» и затем «Опубликовать в Интернете». После этих действий, у вас появится текст ссылки, который поможет вставить созданную статью на сайт.

17 секретов Google Docs

Почему это круто?

Админки сайтов бывают разными. Некоторые из них крайне неудобные и не позволяют посмотреть на то, как выглядит страница до публикации. С этой точки зрения Гугл Документы — крайне удобный сервис.

4. Проверка орфографии

В меню «Инструменты» есть функция «Проверка правописания», которая выделит в тексте все ошибки и варианты исправления. Правда, не забывайте о том, что такие программы — не панацея. Лучше просто грамотно писать 😉

17 секретов Google Docs

Почему это круто?

В ситуациях, когда пальцы запутываются, а глаза начинают косить от усталости, свежий взгляд со стороны может спасти от глупых ошибок и опечаток. Правда, такие инструменты не способны проверить документ идеально, поэтому полагаться на них не стоит.

5. Вставляйте ссылки

Инструменты от Google включают в себя возможность вставлять ссылки. Это можно сделать очень легко: достаточно выделить кусочек написанного и выбрать опцию «вставить ссылку». Нажатие на кнопку вызывает pop-up с возможными опциями. Все интуитивно понятно, вряд ли у вас возникнут трудности.

17 секретов Google Docs

Почему это круто?

Все расставленные ссылки экспортируются при публикации статьи на сайте. Можно проделывать всю работу в одном окошке, не тратя слишком много времени на перелинковку. Удобно? На все сто.

Еще один полезый сервис — Wunderlist

6. Собственный стиль

Как и в классическом Ворде, в Google Docs есть собственные стили для формата содержимого. Речь идет о стандартном виде заголовков, абзаца, выделений и проч. Однако если они вам не нравятся, вы легко можете создать собственные: с блекджеком и…Ну, вы поняли кем 🙂

Для этого достаточно написать текст подходящим шрифтом/цветом, выделить его и в меню выбора стилей нажать на «обновить в соответствие с выделением». Вуаля!

17 секретов Google Docs

Почему это круто?

Лично мне все равно, какой стиль у заголовков H1-H4. С другой стороны, если вы собираетесь показать документ заказчику, то лучше если он будет выглядеть эстетично.

7. Свой словарик

Сто процентов у вас бывали случаи, когда редактор постоянно выделяет красненьким какое-нибудь слово. Вы уверены, что оно пишется именно так, но ничего не можете поделать. Ситуация простая: в Google Docs (как и в Microsoft Office) можно добавить слово в словарик.

17 секретов Google Docs

Почему это круто?

Сужу исходя из личного опыта. Мы работаем в специфической сфере, и текстовые редакторы не знают понятий диджитал-среды. Иногда дико бесит обилие красного в Microsoft Word. Свой словарь — отличный способ решить эту проблему.

8. Буфер обмена

Предложенный Google пакет онлайн-софта включает в себя такую занятную функцию, как «Веб-буфер обмена». Ее особенность состоит в том, что вы можете одновременно копировать несколько разных кусочков и вставлять их в другие файлы. То есть, в вашем распоряжении находится безразмерный склад с отрывками таблиц, картинок, текстов и так далее. Чтобы получить к нему доступ достаточно в меню «Правка» нажать на кнопочку «Веб-буфер обмена».

17 секретов Google Docs

Почему это круто?

Недавно я составляла семантическое ядро, и мне пришлось переносить много фрагментов между документами. Делала это с помощью Веб-буфера обмена: быстро, легко и удобно.

9. Поиск

Есть классический поиск по документу (CTRL+F), а есть расширенный поиск, который представляет собой панель, с помощью которой можно искать любую информацию внутри документа. Чтобы вызвать ее достаточно нажать CTRL+ALT+R. Альтернативный способ — найти ее в меню «Инструменты».

Почему это круто?

Скажу честно, я обычно не пользуюсь этими функциями. Мне редко приходится создавать действительно большие тексты, в которых сложно сориентироваться, и поэтому любое слово я могу найти без лишних телодвижений. 🙂

10. Специальные дополнения

Функционал Google Docs можно круто апгрейдить с помощью разных инструментов. Они разрабатываются и в Google, и в других компаниях. Некоторые дополнения помогают поддерживать разные форматы (включая редкие), другие дают возможность с большим комфортом конвертировать документы или моментально переводить их. Подробнее можно узнать на официальном блоге Google Drive или на их YouTube-канале: https://www.youtube.com/watch?v=lZqX6ocwHWU

Почему это круто?

Это удобно. Вы можете добавить в редактор любые инструменты. Главное подобрать тот набор дополнений, который подойдет лично вам.

11. Простая работа с изображениями

Не все знают, но в документ Google Docs крайне просто импортировать изображения. Для этого не нужно вставлять их с помощью нажатия на разные кнопочки. Достаточно просто перетащить изображение с рабочего стола или папки. Есть еще одна штука: вставить картинку можно из браузера, просто перетащив её в нужное место созданного файла.

Почему это круто?

Просто потому, что просто и удобно!

12. Перевод

Выше я упомянула про дополнения, но написанное худо-бедно может переводить и встроенный переводчик Google Docs. Естественно, ожидать от робота идеальный «отшлифованный» перевод бесполезно, но понять общий смысл сможете. Как это сделать? Просто найдите в меню «Инструменты» эту панельку. 😉

17 секретов Google Docs

Почему это круто?

Не нужно переходить между вкладками, чтобы понять, о чем текст. Достаточно просто перевести его в Google Docs.

13. Спортивное ориентирование по документу

В больших и сложных файлах с громоздкой структурой можно сориентироваться с помощью оглавления. Чтобы «вызвать» эту функцию достаточно сделать две вещи:

Найти в разделе «Дополнения» менюшку «Оглавление»;

Нажать на «Показывать в боковой панели».

17 секретов Google Docs

Почему это круто?

Когда вы работаете с объемным документом, оглавление позволяет быстро перемещаться по разделам и лучше ориентироваться в тексте.

14. Полноэкранный режим

Иногда текст приходится просто читать, и в такой ситуации многих отвлекают панели инструментов. Чтобы решить эту проблему достаточно открыть меню «Вид» и убрать «галочку» с пункта «Показать линейку». Дальнейшие действия интуитивно понятны.

Почему это круто?

Повторюсь, это удобно и просто. Если хотите сосредоточиться на тексте, то это отличный способ.

15. Галерея шаблонов

Я никогда редко этим пользуюсь, но некоторые находят галерею шаблонов от Google довольно практичной.

Почему это круто?

В галерее много практичных заготовок, которые упростят «черчение» таблиц, работу с текстами, изображениями и так далее.

16. Автоматическая вставка

Этой функции долго не было в онлайн-редакторах, но разрабы прислушались к молитвам пользователей: в Google Docs можно импортировать не только текстовые фрагменты, но и визуальные составляющие. Грубо говоря, если вы скопировали текст с таблицами, картинками и заголовками, при вставке вы ничего не потеряете.

17 секретов Google Docs

Почему это круто?

Это экономит ваше время.

17. Закладки

Ситуации бывают разные. Представим, что вы хотите скинуть ссылку не на целый файл, а на какой-то кусочек (абзац, страницу, предложение). В такой ситуации самый удобный вариант — закладки. Достаточно выделить текст курсором и выбрать в меню «Вставка» инструмент «Закладка».

Почему это круто?

Это помогает в ситуациях, когда вам нужно сослаться на конкретный кусочек текста. Куда проще скинуть ссылку на конкретный фрагмент, чем писать что-нибудь типа: «Открой страницу 85 и обрати внимание на 6 предложение снизу».

Читайте другие статьи моей рубрики тут.

Напоследок

Надеюсь, статья оказалась полезной. Если у вас возникли какие-нибудь вопросы, связанные с копирайтингом — я всегда готова ответить.

До встречи через неделю!

 

Оцените статью:
Не интересноБаянСреднячокБравоИдеально (голосов 15, средний: 4,33 из 5)
Загрузка...